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El portátil y las reuniones

Hoy en el newsletter de HP me ha llegado un artículo bastante curioso sobre el uso del portátil en las reuniones, la verdad es que, tras su lectura, me ha dado algo que pensar.

Actualmente consideramos el portátil, casi, como algo fundamental para nuestro día a día (bueno, quizás no todo el mundo, pero casi) y lo cargamos a todas partes: reuniones, seminarios, charlas, etc. Llega un momento en el que pensamos que “somos menos” si aparecemos en una reunión sin el portátil.

No es raro tomar notas de la reunión con el propio portátil (por ejemplo con OneNote) o bien usarlo para consultar tablas, datos o archivos que andan en un servidor o en el propio equipo, es decir, información que necesitamos para la reunión; pero claro, el portátil tiene su lado “malvado” porque cuando la reunión se tercia interminable (o soporífera) se convierte en la gran válvula de escape: la prensa, los feeds de RSS, las redes sociales, etc, y claro, eso está algo feo y es poco educado con el resto de asistentes a la reunión.

HP define 5 reglas para usar correctamente el portátil en las reuniones sin que los asistentes se distraigan y dejen de atender a lo que se dice:

1. Designe un “guardaordenador”
Los portátiles sin duda pueden ser vitales para tomar notas, mostrar presentaciones o exhibir otra información durante una reunión. Sin embargo, a menudo no es necesario para todo el mundo en una sala disponer de un ordenador para estos fines – así que encargue a alguien de las tareas con el ordenador. Él o ella se pueden ocupar de administrar el equipo, y de tomar notas para compartirlas después con todos.

2. Haga breves sus reuniones, y directas al grano
Si los participantes saben que solo van a gastar poco tiempo en las reuniones – y que hay un tema específico, se va a programar algo o tomar una decisión – es menos probable que deseen o necesiten traer el portátil. De modo que siempre que sea posible, evite que la reunión dure más de media hora, y ofrezca un orden del día, para que resulten claros los objetivos de la reunión y los resultados deseados.

3. Trate de usar algo que no sea un portátil
Si necesita recibir mensajes de correo electrónico y tener acceso a la red, puede ser más fácil y menos perjudicial usar una PDA o un Smartphone para tal propósito. Aunque estos no sean capaces de desempeñar las mismas funciones de su portátil, los smartphones conectados a Internet le permiten revisar y actualizar fácilmente su correo electrónico así como enviar un mensaje corto sin afectar la reunión.

4. Use el sentido común – y la cortesía
Si necesita tomar notas durante la reunión, trate de mirar al presentador de vez en cuando para demostrarle que está prestando atención. Y asegúrese de prestarle atención realmente; Es muy desagradable que le hagan una pregunta en una reunión y no ser capaz de responderla porque estaba muy ocupado examinando sus mensajes por correo electrónico. Asegúrese también de desactivar los sonidos del equipo que puedan distraer o molestar a los demás, como los de los avisos de llegada de un e-mail.

5. Valore en qué tipo de reunión está.
Si la reunión requiere mucha interacción cara a cara entre los participantes, es obvio que nadie debe estar ocupado pulsando un teclado. En cambio, si se trata del tipo de reunión en la cual los asistentes podrían verse necesitados de extraer inmediatamente información de una base de datos, o comunicarse con los colegas fuera de la reunión, el uso del portátil es perfectamente aceptable.

Intentemos ser respetuosos con el que está hablando en la reunión y si la cosa se vuelve aburrida o se empieza a divagar quizás es que la reunión no se preparó lo suficiente o no había orden del día, por tanto, habrá que incidir más en la preparación, usar menos la improvisación y medir bien los tiempos (evitando reuniones de esas que sabes a qué hora empiezan pero no a qué hora terminan).

Referencias


Publicado enEmpresas

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