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Organizando feedback y prioridades en una startup con la Matriz de Eisenhower

Este año he vuelto al Instituto Internacional San Telmo a hablar de productividad, GTD y herramientas para organizarse a un par de programas de la escuela. Durante la primera sesión me acompañó otro antiguo alumno del programa MBA que mostró una herramienta que no conocía y que me resultó de lo más curiosa: la Matriz de Eisenhower.

¿Matriz de Eisenhower? ¿Una matriz que se llama como el General y Presidente de Estados Unidos?

Efectivamente, es una herramienta que diseñó y utilizó Dwight D. Einsenhower, 34º Presidente de Estados Unidos, Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial y primer Comandante Supremo de la OTAN.

EL objetivo de esta herramienta es hacernos poner el foco y, por tanto, nuestra atención y tiempo, a las actividades que son más importantes y urgentes.

Eisenhower previo al Día D

La Matriz de Eisenhower

La Matriz de Eisenhower nos propone clasificar nuestras tareas en 4 cuadrantes en base a dos criterios de segmentación: la urgencia y la importancia.

Se considera que algo es importante cuando tiene un impacto directo en nuestros objetivos; por tanto, tiene que ver con la estrategia y el rumbo. Dicho de otra forma, son tareas que nos hacen avanzar y cumplir los planes previstos.

Se considera que algo es urgente cuando se debe hacer de manera inmediata. Es decir, la urgencia tiene que ver con la “temporalidad” y debemos sopesar las consecuencias y riesgos asociados a no hacer algo en los plazos determinados.

Con estos dos criterios se define la matriz en la que tendríamos que ser capaces de organizar todo lo que tenemos encima de la mesa:

Matriz de Eisenhower

Cuando algo es importante y urgente es algo que debemos hacer ya porque tiene un impacto directo en nuestros objetivos y, además, no hacerlo en plazo puede tener consecuencias o riesgos.

Cuando algo es importante pero no urgente no debe caer en saco roto, hay que planificar y ponerle una fecha para hacerlo. Son tareas que no podemos posponer indefinidamente porque tienen impacto en nuestros objetivos y, si no las atendemos, se convertirán en urgentes.

Cuando algo es no importante y urgente puede ser peligroso porque tendemos a atenderlo aunque no tienen un impacto directo en nuestros objetivos.

Básicamente, es confundir avance con movimiento y eso es peligroso porque no optimiza nuestros esfuerzos a acometer las cosas importantes. ¿Y qué hacer con estas tareas? Delegarlas puede ser una opción.

Finalmente, cuando las tareas no son importantes ni tampoco urgentes pueden quedarse aparcadas o, directamente, descartarse.

El libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen R. Covey, precisamente, recomienda la Matriz de Eisenhower (también conocida como Matriz de Gestión del Tiempo de Eisenhower) como herramienta para organizar nuestro tiempo y, sobre todo, invertirlo en los asuntos que más impacto tienen en el cumplimiento de nuestros objetivos.

¿Cómo moverse por la Matriz de Eisenhower?

El cuadrante más importante es, valga la redundancia, el de las cosas importantes (pero no urgentes).

matriz eisenhower

¿El motivo? Si solamente ponemos el foco en el cuadrante de las “cosas importantes y urgentes” nuestro tiempo estará dedicado en exclusiva a apagar fuegos pero no a mirar la estrategia y el largo plazo.

Los cuadrantes que incluyen cosas que no son importantes, aunque sean urgentes, son tareas que no contribuyen a nuestros objetivos y, por tanto, nos hacen perder el foco en lo que sí que es importante.

Así que la idea es aprender a organizar el tiempo, a poner el foco en lo que sí ayuda a conseguir nuestros objetivos y, por supuesto, a aprender a decir que no a ciertas cosas (las que nos hacen perder nuestro rumbo).

¿Y qué tiene que ver la Matriz de Eisenhower con la gestión de una startup?

El pasado 8 de mayo empezaron 5 nuevas startups nuestro programa de aceleración.

Durante estas primeras semanas en la aceleradora solemos trabajar de manera intensa y marcamos muchas reuniones con nosotros y también con los mentores.

Evidentemente, de estas reuniones y sesiones con los mentores salen objetivos, salen tareas, y se obtiene mucho feedback.

Toda esta información, a priori, no está estructurada y las startups a veces se sienten agobiadas por tanto bombardeo de información tan diversa y de tantas personas tan distintas.

feedback matriz de eisenhower

De hecho, entre toda esta información hay cosas importantes, hay cosas urgentes, hay cosas que no son importantes y, por supuesto, hay comentarios e indicaciones que, quizás, no encajen con los objetivos de la compañía y se termine convirtiendo en algo irrelevante…

Tras este bombardeo de sesiones y reuniones, una de estas startups empezó a estar agobiada con las tareas que salían de las reuniones porque, sin clasificarlas, todo parecía urgente e importante a la vez…

Viendo la situación, les hablé de la Matriz de Einsenhower como herramienta para clasificar todo ese feedback recibido y las tareas que habían ido surgiendo en estas semanas.

La importancia la tenían que marcar los objetivos de la startup y, por tanto, todo lo que no contribuyese de manera directa a alcanzar los objetivos pasaba a ser “no importante”. La urgencia la tenían que marcar los compromisos adquiridos con los mentores y, por supuesto, la referencia temporal de los objetivos marcados.

Y, evidentemente, hay que tener espíritu crítico con todo el feedback recibido. Si hay algo que no aporta y no contribuye a alcanzar los objetivos, pasa a ser “no importante y no urgente” y, por tanto, hay que apartarlo.

Gestiona el feedback y las acciones en tu startup con la Matriz de Eisenhower

Efectivamente, la Matriz de Eisenhower es una herramienta orientada a la gestión del tiempo y la productividad personal.

Sin embargo, creo que puede ser muy útil para organizar todo el feedback y las tareas que surgen en una startup; es una manera de poner en único sitio todos esos inputs de información, clasificarlos y, realmente, poner el foco en lo que nos permite avanzar.

Espero que os sea de utilidad.

Imágenes: Develop Good Habits y Insightful Accountant

Publicado enGestiónStartups

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